Koordinator till Nova Health Group
Vi söker en administrativ koordinator som vill ta en nyckelroll i ett bolag som växer snabbt och har höga ambitioner – för sina patienter och för sina medarbetare.
Om oss
Nova Health Group grundades med en vision om att revolutionera psykiatrin och behandling av psykiska ohälsa. Vi strävar efter att erbjuda en modern och patientcentrerad vårdupplevelse. Vi vill erbjuda bästa Europas bästa utredning och behandling för personer med ADHD, Autism och annan psykiatrisk problematik. Vi arbetar idag mot våra patienter med varumärkena Nova Psykiatri och Karla Psykiatri, men med fler företag på gång inom gruppen.
Dagens psykiatri präglas av traditionella metoder och ett ofta långsamt arbetssätt, där tekniska framsteg och patientens behov sällan står i fokus. Många patienter har svårt att navigera i ett komplext offentligt system eller vänder sig till stora vårdgivare där de riskerar att bli en anonym siffra i mängden. Vi har valt att göra saker annorlunda genom att sätta patienten i centrum och erbjuda psykiatrisk vård med en femstjärnig service. Vår strategi bygger på patientupplevelse, kvalitet och effektivitet, där vi använder modern teknik och innovativa arbetsmetoder för att ständigt förbättra och utveckla vår verksamhet.
Vårt engagerade team är kärnan i vår verksamhet och består främst av psykologer, läkare och sjuksköterskor. Nova grundades 2024 och har idag +50 medarbetare – och vi växer snabbt. Nu söker vi fler drivna personer som vill vara med och forma framtidens psykiatri tillsammans med oss. Vi lägger mycket fokus på att anställa Sveriges duktigaste medarbetare, men även att folk ska trivas bättre här än någon annanstans.
Novas vision är att visa hur psykiatri kan fungera, för såväl patienter som för medarbetare. Vi tror det går att göra mycket bättre. Vi drivs av att hela tiden förbättra patientnöjdheten, hålla hög kvalitet, och samtidigt höja effektiviteten genom minskad administration. Vi tror att vi når allt detta genom att ha kul tillsammans, våga göra misstag, samt genom att våga sträva mot att vara bäst på det vi gör.
Om rollen
Vi söker en administrativ koordinator som vill ta en nyckelroll i ett bolag som växer snabbt och har höga ambitioner – för sina patienter och för sina medarbetare.
Rollen är verksamhetskritisk. Du är den som säkerställer att patienterna får rätt hjälp i rätt tid, att bokningar och remisser hanteras korrekt, och att de interna processerna fungerar med hög kvalitet varje dag. Det kräver både förmågan att leverera operativt i ett högt tempo och viljan att ständigt fråga sig hur vi kan göra saker bättre.
Du arbetar i nära samarbete med koordinatorteamet men förväntas ta ett tydligt ägarskap, agera självständigt och driva förbättringar proaktivt.
Detta är en tjänst med placering på plats på vårt kontor på Östermalm i Stockholm.
Ditt uppdrag
Du ansvarar tillsammans med dina kollegor i koordinatorteamet för att våra administrativa och kommunikativa flöden fungerar smidigt, professionellt och effektivt. Rollen kräver att du prioriterar självständigt, tar initiativ och agerar proaktivt – både i det dagliga operativa arbetet och när du ser möjligheter att göra saker bättre.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:
Äga och driva bokningsprocessen för utredningar och medicinering
Hantera patientkommunikation via telefon, mejl och chatt med hög kvalitet, tydlighet och noggrannhet
Säkerställa struktur, uppföljning och korrekt hantering av remisser och bokningar
Hantera interna administrativa ärenden och driva dessa till avslut
Identifiera flaskhalsar och förbättringsområden inom administration och patientflöde
Ansvara för att kontoret och mottagningen fungerar professionellt och välstrukturerat i vardagen
Bidra aktivt till utveckling av rutiner, arbetssätt och system i nära samverkan med övriga funktioner
Vem vi söker
Du är van att ta ansvar och arbeta självständigt i en miljö där tempot är högt och förutsättningarna ibland förändras snabbt.
Vi tror att du är:
Professionell och relationsskapande - Du bygger snabbt förtroende och kommunicerar tryggt, tydligt och pedagogiskt – även i komplexa situationer av känslig karaktär.
Kommunikativ och tydlig - Du uttrycker dig klart och strukturerat i tal och skrift och anpassar din kommunikation efter mottagare och situation. Du säkerställer att information förstås, följs upp och inte faller mellan stolarna.
Strukturerad och effektiv - Du har en stark förmåga att planera, prioritera och hantera flera parallella uppgifter utan att tappa kvalitet eller noggrannhet.
Initiativrik och lösningsorienterad - Du identifierar förbättringsområden, agerar proaktivt och driver mindre förbättringar självständigt i nära samspel med teamet.
Digitalt trygg och systemorienterad - Du är positiv till nya tekniska hjälpmedel, sätter dig snabbt in i nya system och ser teknik som en naturlig del av ett modernt arbetssätt.
Trivs i ett högt tempo - Du har en medveten struktur för hur du hanterar många parallella ärenden, omprioriterar när det behövs och ber om stöd i rätt lägen.
Det är meriterande om du har minst två års erfarenhet av arbete inom kundservice, koordinering, administration eller en liknande roll.
Vad vi erbjuder
En nyckelroll i ett bolag som förändrar hur psykiatri bedrivs – med verklig möjlighet att påverka och forma arbetssätt, strukturer och kultur
Stor grad av frihet och eget ansvar
Var med och påverka och förbättra verksamheten – förbättringsidéer uppmuntras starkt
Vid heltidsanställning: Friskvårdsbidrag 5 000 kr per år och tjänstepension.
Macbook, skärm, hörlurar och tillgång till nya och användarvänliga system att arbeta i
Sociala aktiviteter som AW:s, fester och events tillsammans med kollegor
Ansökningsprocess
Ansökan: Fyll i dina kontaktuppgifter och ladda upp ditt CV och skriv en kort presentation av dig själv.
Tester: Om din profil matchar det vi söker kommer du som nästa steg att få genomföra två psykometriska tester som tar cirka 20–30 minuter att genomföra. Testerna används som ett komplement i processen för att säkerställa en objektiv och rättvis bedömning.
Intervju: Om du går vidare i processen kommer vi att bjuda in dig till en eller flera intervjuer via video, där du får möjlighet att lära känna oss och ställa frågor om tjänsten.
På Nova värderar vi rätt person och att vi har blandade erfarenheter och kunskaper. Sök därför gärna om du är intresserad, intervjuer sker löpande!
Omfattning: Heltid eller deltid enligt överenskommelse
- Platser
- Stockholm
Om Nova Psykiatri
Nova Psykiatri grundades i januari 2024 av psykologer med ambitionen att visa hur psykiatri kan fungera – både för patienter och medarbetare. Idag består vi av 50+ medarbetare, och vi växer snabbt.
Vi fokuserar på patientupplevelse, kvalitet och effektivitet. Genom att använda modern teknik, effektivisera administrationen och erbjuda service i världsklass vill vi skapa en vård som både är mänsklig och effektiv.
Vi söker nu fler drivna personer som vill vara med på vår resa. Hos oss blir du viktig del av ett team som varje dag gör psykiatrin lite bättre, för både patienter och kollegor.